Ein Einkäufer im Maschinenbau sucht einen Linearführungswagen mit definierter Tragzahl, festem Bauraum und passender Genauigkeitsklasse. Was folgt, ist oft Handarbeit: PDF-Kataloge durchblättern, Datenblätter nebeneinanderlegen, beim Lieferanten nachfragen. Bei einer Stückliste mit mehreren Hundert Positionen summiert sich dieser Aufwand schnell. Digitale Auswahlhilfen setzen genau hier an. Der Einkäufer kann anstelle des Blätterns in PDF-Dokumenten eine geführte Abfrage technischer Merkmale nutzen.
Warum Kataloge an ihre Grenze stoßen
Gedruckte oder als PDF verteilte Kataloge sind nach Produktfamilien gegliedert und niemals nach den Anforderungen der Anwender. Wer eine Wellenkupplung für ein gewisses Drehmoment bei einem vorgegebenen Wellendurchmesser sucht, muss sich durch mehrere Kapitel hindurcharbeiten. Auch benennen die Hersteller dieselbe Eigenschaft unterschiedlich. Was beim einen Anbieter „Nennmoment“ heißt, findet der nächste unter „Dauerdrehmoment“.
Ein digitaler Produktfinder dreht die Logik um. Der Anwender gibt zuerst seine Anforderungen ein, zum Beispiel Einbaumaße, Belastung, Umgebungstemperatur oder Schutzart. Das System blendet dann alle Artikel aus, die diese Anforderungen nicht erfüllen. Übrig bleibt eine leichte Auswahl, die direkt verglichen werden kann. Die Recherche beginnt damit nicht beim Produkt, sondern beim Problem.
Was ein Produktfinder im Einkaufsalltag bringt
Der praktische Nutzen zeigt sich an mehreren Stellen im Beschaffungsprozess. Die Recherchezeit verkürzt sich: Statt dass man mehrere Kataloge durchblättern muss, genügt eine Abfrage mit fünf bis zehn Kriterien. Die Fehlbestellungen sinken: Wer nur die Artikel sieht, die zu den Eckdaten passen, bestellt seltener ein falsches Bauteil. Die Entscheidungen sind nachvollziehbar: Die gewählten Filter können dokumentiert werden, was die internen Freigaben und spätere Rückfragen erleichtert. Auch der Vertrieb wird entlastet: Standardanfragen zu Maßen und Leistungsdaten beantworten sich zum Teil von selbst, man gewinnt Zeit für die schwierigeren Projekte. Gerade in Wiederholungsteilen zahlt sich das aus. Wer jede Woche ähnliche Dinge kauft, spart bei jedem Durchlauf ein paar Minuten. Aufgerechnet auf ein ganzes Jahr ist das ein Faktor in der Einkaufsabteilung.
Grenzen und Voraussetzungen
Eine Auswahlhilfe ist nur so gut wie die Daten, die dahinterstehen. Fehlende Merkmale oder uneinheitlich hinterlegte Einheiten bringen auch den besten Filter dazu, falsche Ergebnisse zu liefern. Hersteller müssen also dafür sorgen, dass ihre Produktdaten regelmäßig gepflegt und an die gültige Version des jeweiligen Standards angepasst werden.
Auch die Bedienung entscheidet über Akzeptanz oder Ablehnung. Eine Abfrage, die mit zu vielen Pflichtfeldern abschreckt, oder zu grob ist und zu viele Treffer liefert. Bewährt hat sich ein gestufter Aufbau: erst mal ein paar Grundfragen und dann jede Menge optionale Detailfilter.
Erste Schritte für Einkaufsabteilungen
Die eigene Beschaffung digitaler zu halten, bedeutet für Einkaufsabteilungen den Anfang, eine Bestandsaufnahme zu erstellen, welche Warengruppen am meisten Rückfragen erzeugen. Bei welchen Lieferanten haben wir bereits klassifizierte Daten? Eine Warengruppe, die sich für den Test besonders eignet, sind Teile mit deutlich abgrenzbaren Merkmalen, z. B. Normteile oder Wälzlager.
Schaut man dann weiter bei den Anbietern selbst, so haben viele Hersteller bereits eigene Auswahlassistenten im Internet, die in der Regel ohne große Vorarbeit auch getestet werden können. Die Erfahrungen, die man aus solch einem Pilotprojekt gewinnt, zeigen dann recht schnell auf, ob sich der Ansatz auf weitere Produktgruppen ausweiten lässt.