Der deutsche Maschinen- und Anlagenbau kennzeichnet sich durch hochgradig optimierte Fertigungsprozesse. Im administrativen Bereich sowie in der Arbeitsvorbereitung bestehen jedoch häufig noch signifikante Effizienzpotenziale. Während die Produktion zunehmend digitalisiert wird, basieren Dokumentenflüsse oft noch auf manuellen Prozessen, Papierumlauf oder unstrukturierten Dateisystemen.
Ein Enterprise Content Management (ECM) oder Dokumentenmanagementsystem (DMS) fungiert in diesem Kontext als zentrale Informationsinfrastruktur. Es gewährleistet die Verfügbarkeit, Integrität und Versionierung technischer und kaufmännischer Dokumente. Für Maschinenbauer ist die Implementierung eines DMS kein rein administrativer Vorgang, sondern eine Notwendigkeit zur Sicherung der Produktqualität und zur Erfüllung rechtlicher Dokumentationspflichten.
Das Wichtigste in Kürze
- Revisionssichere Versionierung: Ein DMS verhindert durch strikte Versionskontrolle, dass in der Fertigung auf Basis veralteter Zeichnungsstände produziert wird, und minimiert so Ausschussquoten.
- Zentralisierte Maschinenakte: Die Bündelung aller auftragsbezogenen Dokumente, von der Konstruktionszeichnung bis zum Abnahmeprotokoll, ermöglicht den sofortigen Zugriff für Service und Vertrieb ohne Suchaufwände.
- ERP-Integration: Ein leistungsfähiges DMS muss tief in die bestehende ERP-Landschaft (z. B. SAP, proALPHA) integriert sein, um Stammdaten zu synchronisieren und Medienbrüche zu vermeiden.
Spezifische Anforderungen an das Dokumentenmanagement im Maschinenbau
Im Gegensatz zu reinen Dienstleistungsunternehmen, die primär kaufmännischen Schriftverkehr verwalten, konfrontiert der Maschinenbau das DMS mit heterogenen und komplexen Datenstrukturen.
Die Verwaltung muss über Standardformate (PDF, Office) hinausgehen und technische Dokumentationen integrieren:
- CAD-Daten: Verwaltung von Modellen und 2D-Ableitungen inklusive Versionshistorie.
- Fertigungsunterlagen: Stücklisten, Arbeitspläne und Rüstpläne.
- Qualitätsnachweise: Messprotokolle, Materialzeugnisse (z. B. EN 10204-3.1) und Härteprüfberichte.
Die zentrale Anforderung ist die Kontextualisierung. Ein Materialzeugnis ist als isolierte Datei wertlos; es muss zwingend mit der Materialcharge, dem Fertigungsauftrag und der ausgelieferten Maschine verknüpft sein, um im Gewährleistungsfall eine lückenlose Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Workflow-Management: Automatisierung administrativer Prozesse
Ein zentraler Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems liegt in der Digitalisierung von Freigabeprozessen. Papierbasierte Abläufe oder E-Mail-Abstimmungen führen häufig zu Liegezeiten und mangelnder Transparenz. Digitale Workflows schaffen klare Zuständigkeiten, verkürzen Durchlaufzeiten und sorgen für eine nachvollziehbare Dokumentation. Die folgenden Beispiele zeigen exemplarisch, wie typische Freigabeprozesse in Verwaltung und Technik mit einem DMS abgebildet werden können.
- Rechnungseingangsverarbeitung: Eingehende Belege werden mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Das System gleicht die Positionsdaten automatisch mit den Bestelldaten im ERP ab. Bei Übereinstimmung kann eine Dunkelbuchung erfolgen; bei Abweichungen wird der zuständige Einkäufer oder Projektleiter digital zur Prüfung aufgefordert.
- Technische Freigabeprozesse: Der Änderungsprozess wird systemseitig gesteuert. Sobald eine Konstruktionszeichnung aktualisiert wird, durchläuft sie einen definierten Workflow (Konstruktion -> AV -> QS). Erst nach digitaler Freigabe wird der Status auf „Fertigung“ gesetzt, wodurch der Zugriff für die Werkhalle freigeschaltet wird.
Die besten DMS für Maschinenbauer
Der Markt für DMS-Software ist fragmentiert. Für produzierende Unternehmen sind Systeme relevant, die eine hohe Integrationsfähigkeit in ERP-Systeme aufweisen und technische Dokumente performant verarbeiten können. Im Folgenden wollen wir Ihnen drei am Markt etablierte Lösungen vorstellen.
1. Amagno
Amagno ist ein deutsches Cloud-DMS für den Mittelstand und bietet ein All-in-One-System ohne Modulchaos. Durch den hohen Automatisierungsgrad, inklusive automatischer Klassifizierung, Datenerkennung und Volltextsuche, reduziert Amagno manuelle Arbeitsschritte erheblich.
- Relevanz für den Maschinenbau:
Maschinenbauer profitieren von der flexiblen Bereitstellung als Cloud- oder On-Premise-System sowie der offenen REST-API, die die Anbindung an ERP-Systeme erleichtert und den Aufbau digitaler Maschinenakten ermöglicht. Die KI-Funktionen von Amagno.AI unterstützen zusätzlich beim Auslesen technischer und kaufmännischer Dokumente sowie bei der Analyse von Verträgen und Unterlagen. - Fokus:
Automatisierung, Compliance, schnelle Einführung und eine moderne, besonders nutzerfreundliche Oberfläche.
2. DocuWare
Als etablierter Anbieter bietet DocuWare eine skalierbare Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automation.
- Relevanz für den Maschinenbau: DocuWare verfügt über leistungsfähige Workflow-Funktionen („Workflow Manager“), die auch komplexe, standortübergreifende Freigabeszenarien abbilden können. Die mobile Verfügbarkeit ermöglicht es Servicetechnikern, Wartungsprotokolle und Maschinendokumentationen direkt beim Kunden digital abzurufen und zu ergänzen.
- Fokus: Prozessstabilität, Cloud-Sicherheit und mobile Integration.
3. ELO Digital Office (ELOprofessional / ELOenterprise)
ELO zählt zu den verbreitetsten Systemen im deutschen Mittelstand und bietet ein umfangreiches Partnernetzwerk mit tiefen Integrationen in gängige ERP-Systeme.
- Relevanz für den Maschinenbau: ELO zeichnet sich durch eine hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Unternehmensprozesse aus. Module wie der „ELO Business Logic Provider“ ermöglichen komplexe Datenaustauschszenarien. Das System bietet zudem starke Funktionen im Bereich Records Management und Archivierung, was für die langfristige Aufbewahrung von Konstruktionsunterlagen essenziell ist.
- Fokus: Individualisierbarkeit, Vertragsmanagement und tiefe ERP-Integration.
Compliance und Produkthaftung
Die Einführung eines DMS ist auch unter juristischen Aspekten zu betrachten. Die EG-Maschinenrichtlinie (2006/42/EG) sowie nationale Produkthaftungsgesetze fordern eine lückenlose Dokumentation über den gesamten Produktlebenszyklus (oft > 10 Jahre).
Im Schadensfall obliegt dem Hersteller die Beweislast, dass zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens alle Sicherheitsstandards eingehalten wurden und die Betriebsanleitung fehlerfrei vorlag. Ein DMS mit integriertem Audit Trail (Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen) stellt die Revisionssicherheit her. Es ermöglicht den Nachweis, wer wann welches Dokument erstellt, geprüft und freigegeben hat.
Fazit: Wirtschaftlichkeit durch Struktur
Die Implementierung eines DMS im Maschinenbau ist eine Investition in die Prozessqualität. Die Reduktion von Suchzeiten, die Vermeidung von Fehlproduktionen durch veraltete Zeichnungen und die Beschleunigung administrativer Durchlaufzeiten führen zu einem messbaren Return on Investment (ROI). In einem kompetitiven Marktumfeld ist die digitale Verfügbarkeit von Informationen ein wesentlicher Faktor für die Reaktionsgeschwindigkeit und Liefertreue.