Elektronischer Datenaustausch ist für viele Industrieunternehmen kein neues Thema. Bestellungen, Lieferabrufe, Lieferscheine und Rechnungsdaten laufen in etablierten Lieferketten teilweise seit Jahren über EDI. Die neuen Anforderungen an die E-Rechnung treffen deshalb nicht auf eine leere Systemlandschaft, sondern auf gewachsene Prozesse, Schnittstellen und Datenformate.

Gerade darin liegt die Herausforderung. Ein funktionierender EDI-Prozess sollte nicht vorschnell ersetzt werden, nur weil sich die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen geändert haben. Gleichzeitig reicht es nicht aus, bestehende Abläufe unverändert weiterzuführen und davon auszugehen, dass jede strukturierte EDI-Rechnung automatisch sämtliche neuen Vorgaben erfüllt. Unternehmen müssen vielmehr prüfen, welche Formate sie verwenden, welche Daten darin enthalten sind und wie ERP, EDI und Finanzbuchhaltung zusammenspielen.

EDI und E-Rechnung verfolgen nicht dasselbe Ziel

Electronic Data Interchange, kurz EDI, bezeichnet zunächst den strukturierten elektronischen Austausch von Geschäftsdaten zwischen verschiedenen Systemen. Dabei können neben Rechnungen zahlreiche weitere Dokumentarten übertragen werden. In industriellen Lieferketten gehören etwa Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungsinformationen dazu.

Die E-Rechnung ist dagegen enger definiert. Seit Anfang 2025 gelten für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen neue umsatzsteuerrechtliche Regelungen. Eine E-Rechnung muss grundsätzlich in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung erfüllt diese Definition nicht. Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme bestimmter Profile, als in Deutschland übliche Formate, die die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen erfüllen.

Für Industrieunternehmen ist dabei ein Punkt besonders wichtig: Auch EDI-Verfahren wie EDIFACT können weiterhin für E-Rechnungen eingesetzt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und sich die erforderlichen Rechnungsangaben richtig und vollständig extrahieren lassen.

Welche Standards können parallel auftreten?

In einem mittelständischen Fertigungsunternehmen können schnell mehrere Formate und Übertragungswege nebeneinander existieren. Ein Großkunde erwartet beispielsweise EDIFACT, ein anderer Geschäftspartner arbeitet mit ZUGFeRD und für einen weiteren Prozess kommt XRechnung zum Einsatz.

Die Systeme erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben:

Standard oder Verfahren	Typischer Einsatz	Besonderheit
EDI/EDIFACT	automatisierter Datenaustausch in Lieferketten	kann neben Rechnungen viele Geschäftsdokumente übertragen
XRechnung	strukturierte elektronische Rechnung	XML-basiert und insbesondere aus dem B2G-Umfeld bekannt
ZUGFeRD	elektronischer Rechnungsaustausch	verbindet strukturierten XML-Datensatz mit menschenlesbarer PDF-Darstellung
PDF	visuelle Rechnung	allein grundsätzlich keine E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinne

Das Ziel sollte deshalb nicht darin bestehen, zwangsläufig einen einzigen Standard für sämtliche Geschäftspartner durchzusetzen. Entscheidend ist, dass die verschiedenen Eingangskanäle kontrolliert in die internen Systeme münden und die für die weitere Verarbeitung benötigten Informationen vollständig vorliegen.

Bestehende EDI-Prozesse zuerst überprüfen

Vor einer technischen Umstellung lohnt sich eine Bestandsaufnahme. Gerade Unternehmen mit langjährig gewachsenen EDI-Strukturen sollten wissen, welche Geschäftspartner über welche Schnittstellen angebunden sind und welche Rechnungsdaten tatsächlich übertragen werden.

Dabei sind insbesondere folgende Fragen relevant:

• Welche EDI-Nachrichten und Formate kommen derzeit zum Einsatz?
• Welche Kunden und Lieferanten verlangen XRechnung oder ZUGFeRD?
• Enthalten bestehende EDI-Rechnungen alle benötigten Rechnungsangaben?
• In welchem System entstehen die führenden Rechnungsdaten?
• Wie gelangen Rechnungsinformationen in die Finanzbuchhaltung?
• An welchen Stellen erfolgen heute noch manuelle Konvertierungen oder Nachbearbeitungen?

Dass die Digitalisierung kaufmännischer Abläufe besonders dann Vorteile bringt, wenn Informationen ohne Medienbruch zwischen verschiedenen Anwendungen fließen, zeigt auch der Beitrag über kaufmännische Prozesse im Mittelstand. Gerade bei Rechnungen entstehen unnötige Arbeitsschritte, wenn Mitarbeiter bereits vorhandene Daten erneut in andere Systeme übertragen.

ERP und Buchhaltung bilden die entscheidende Verbindung

In vielen Industriebetrieben ist das ERP-System die kaufmännische Schaltzentrale. Dort liegen Kunden- und Lieferantenstammdaten, Bestellungen, Aufträge, Artikelinformationen und häufig auch die Ausgangsdaten für Rechnungen. Das EDI-System übernimmt dagegen den standardisierten Austausch mit externen Geschäftspartnern.

Dass ein durchgängiger Datenfluss zwischen diesen Systemen entscheidend ist, zeigt sich auch in der Produktion. Das ERP bildet den kaufmännischen Rahmen und bidirektionale Schnittstellen sorgen dafür, dass Daten nicht in voneinander getrennten Software-Inseln verbleiben.

Für die E-Rechnung gilt dasselbe Prinzip. Rechnungsdaten sollten möglichst nicht manuell aus einem EDI-System exportiert und anschließend erneut in die Buchhaltung eingegeben werden. Sinnvoller ist eine Prozesskette, in der die Daten strukturiert zwischen den beteiligten Anwendungen fließen.

Ein typischer Ablauf kann beispielsweise so aussehen:

• Das ERP erzeugt die abrechnungsrelevanten Daten aus Auftrag und Lieferung.
• Eine Schnittstelle übergibt die Informationen an das EDI- oder Rechnungssystem.
• Das System erzeugt das mit dem Geschäftspartner vereinbarte Rechnungsformat.
• Eine technische Prüfung kontrolliert Struktur und Pflichtangaben.
• Die Rechnung wird über den vorgesehenen Übertragungsweg versendet.
• Versandstatus und Rechnungsdaten fließen zurück in ERP oder Buchhaltung.

Gerade bei mehreren parallelen Formaten verhindert ein solcher Prozess, dass für jeden Kunden eine vollständig eigene manuelle Rechnungsroutine entsteht.

Validierung gehört in den Prozess

Ein technisch erzeugtes XML-Dokument ist nicht automatisch fehlerfrei. Fehlende Pflichtangaben, unzulässige Werte oder widersprüchliche Informationen können dazu führen, dass eine Rechnung beim Empfänger nicht korrekt verarbeitet werden kann.

Das Bundesfinanzministerium empfiehlt deshalb eine Validierung bereits bei Erstellung und Versand einer E-Rechnung. Dabei lässt sich prüfen, ob das Dokument die technischen Formatvorgaben und die entsprechenden Geschäftsregeln erfüllt.

Für Unternehmen bedeutet das, dass die Validierung möglichst nicht als nachträgliche Einzelprüfung erfolgen sollte. Sie lässt sich sinnvoll in den automatisierten Rechnungsprozess integrieren. Fehlerhafte Dokumente gelangen dann gar nicht erst unbemerkt zum Geschäftspartner.

Für die praktische Umsetzung stellt FeRD ein kostenfreies ZUGFeRD-Infopaket bereit. Die im August 2026 veröffentlichte Version 2.5.2 enthält unter anderem die aktuelle Spezifikation und technische Bestandteile für das E-Rechnungsformat.

Übergangsfristen sind kein Grund zum Abwarten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können grundsätzlich noch andere Rechnungen verwendet werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro reicht die Übergangsregelung unter den entsprechenden Voraussetzungen bis Ende 2027.

Auch für EDI gibt es eine Übergangsregelung. Für Umsätze, die bis Ende 2027 ausgeführt werden, können unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt werden, auch wenn das verwendete Format die ansonsten erforderlichen Interoperabilitätsanforderungen noch nicht erfüllt. Ab 2028 greift diese Übergangsmöglichkeit nicht mehr.

Industrieunternehmen mit komplexen EDI-Landschaften sollten die verbleibende Zeit deshalb nicht nur als gesetzliche Frist betrachten. Schnittstellen, Mapping-Regeln und Abstimmungen mit Geschäftspartnern benötigen häufig mehr Vorlauf als die reine Installation einer Software.

Praktische Leitfäden erleichtern die Bestandsaufnahme

Vor einer Umstellung muss nicht jeder Betrieb sämtliche technischen und steuerlichen Details selbst aufarbeiten. Verschiedene kostenfreie Informationsangebote helfen dabei, bestehende Prozesse systematisch zu überprüfen.

Einen praxisorientierten Überblick bietet der IHK-Leitfaden zur Umsetzung der E-Rechnung im Betrieb. Er behandelt unter anderem Übergangsfristen, Formate und die betriebliche Umsetzung und weist ausdrücklich darauf hin, dass EDI vor allem in der Industrie eingesetzt wird.

Für Unternehmen, die zunächst die Grundlagen und organisatorischen Anforderungen der Umstellung einordnen möchten, bietet außerdem das kostenlose eBook zur E-Rechnung von Lexware einen Einstieg. Es lässt sich insbesondere nutzen, um Verantwortliche aus Buchhaltung und Verwaltung auf einen gemeinsamen Informationsstand zu bringen, bevor technische Detailfragen mit IT, ERP-Anbieter oder EDI-Dienstleister geklärt werden.

Damit stehen unterschiedliche Informationsangebote für unterschiedliche Ebenen zur Verfügung. Während technische Spezifikationen für Entwickler und Systemverantwortliche relevant sind, benötigen Mitarbeiter in Buchhaltung und Einkauf vor allem Klarheit darüber, wie sich ihre bisherigen Abläufe verändern.

Stammdaten entscheiden über die Automatisierung

Die technische Schnittstelle ist nur eine Seite der Umstellung. Automatisierte Rechnungsprozesse funktionieren nur zuverlässig, wenn die zugrunde liegenden Daten konsistent sind.

Unterschiedliche Schreibweisen von Lieferantennamen, fehlende Bestellreferenzen oder veraltete Zahlungsbedingungen können dazu führen, dass ein technisch korrektes Dokument intern nicht automatisch zugeordnet wird. Das Problem entsteht dann nicht im Rechnungsformat, sondern bereits im Stammdatenmanagement.

Vor der Umstellung sollten Unternehmen deshalb prüfen, ob Kunden-, Lieferanten- und Zahlungsdaten zwischen ERP, EDI und Finanzbuchhaltung konsistent gepflegt sind. Gleichzeitig muss feststehen, welches System für welche Information führend ist. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Änderungen parallel in mehreren Anwendungen vorgenommen werden müssen.

Parallele Standards brauchen klare Zuständigkeiten

EDI und E-Rechnung sind kein Entweder-oder. Gerade in industriellen Lieferketten können bestehende EDI-Strukturen weiterhin eine wichtige Rolle spielen, sofern die eingesetzten Formate die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Entscheidend ist deshalb weniger die Anzahl der verwendeten Standards als die Qualität der dahinterliegenden Prozesse. Unternehmen benötigen klare Zuständigkeiten für Stammdaten, Formatpflege, Schnittstellen, Validierung und Fehlerbehandlung. Ebenso sollte definiert sein, wie neue Anforderungen von Kunden oder Lieferanten in die bestehende Systemlandschaft aufgenommen werden.

Damit fügt sich die E-Rechnung in eine Entwicklung ein, die Industrieunternehmen bereits aus anderen Digitalisierungsprojekten kennen: Einzelne Systeme schaffen noch keinen durchgängigen Prozess. Erst wenn ERP, EDI und Buchhaltung dieselben Daten zuverlässig austauschen, lässt sich die elektronische Rechnung ohne neue Medienbrüche in die bestehende IT-Landschaft integrieren.