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13.02.2019

Managementsysteme im Intranet: Das klassische Handbuch hat ausgedient

Web-basierte Informationsverwaltungssysteme sind eine Alternative zu Managementhandbüchern und Prozessbeschreibungen, die in Ordnern abgeheftet im Schrank stehen oder sich als schreibgeschützte Word-Datei in einer Ordnerhierarchie auf dem Laufwerk verstecken.

Dicke Handbücher waren gestern. Dokumentenablage und Archivierung geht heute digital. Bild: Fotolia/Stefan Gräf

Mal ehrlich, haben Sie noch ein 20-bändiges Lexikon im Schrank stehen? Und wenn Sie mal vergessen haben, an welches Land Uruguay oder Kasachstan grenzen, holen Sie dann den großen Weltatlas aus dem Regal?
Wahrscheinlich werden Sie und die meisten anderen Menschen zum Handy oder Tablet greifen und sich über Google, Wikipedia, Ecosia & Co. auf die Suche machen.

Falls Sie bei einem größeren Unternehmen arbeiten, sind Sie es vielleicht schon lange gewohnt, Urlaubsanträge oder Materialanforderungen über einen elektronischen Workflow zu beantragen, und die neuesten Informationen der Geschäftsleitung oder der Niederlassungen kommen über Meldungen im Intranet. Für viele kleine und mittlere Organisationen ist es jedoch nach wie vor üblich Formulare, Prozesse, Verfahrensanweisungen und andere Informationstexte zu schreiben, auszudrucken und abzuheften. Dies liegt zum einen daran, dass Chefs und Mitarbeiter es seit Jahrzehnten so gewohnt sind, aber auch daran, dass viele nicht wissen, dass es durchaus preiswerte und sehr einfache Lösungen für eine digitale Verwaltung der Informationen gibt, die flexibel angepasst und von allen genutzt werden können.

Managementhandbücher und Prozessbeschreibungen, die in Ordnern abgeheftet im Schrank stehen oder einen Schritt moderner, als schreibgeschützte Word-Datei unauffindbar in einer Ordnerhierarchie auf dem Laufwerk versteckt sind, wird höchstwahrscheinlich niemand zu Rate ziehen, wenn er ein organisatorisches Problem hat. Schon gar nicht, wenn er nach 1980 geboren ist. In immer mehr Unternehmen versucht man daher, Dokumentenablage und Archivierung möglichst nur noch digital durchzuführen.

Einfach zu bedienende, web-basierte Informationsverwaltungssysteme wie Microsoft SharePoint oder Atlassian Confluence können dafür eine Lösung sein. Die Administration ist in kurzer Zeit zu erlernen und die Systeme sind auch bei kommerzieller Nutzung preiswert. Alle Mitarbeiter können daran mitarbeiten und finden Informationen schnell und zuverlässig.
Die Technische Akadmie Wuppertal bietet unter dem Titel „Managementsysteme in SharePoint“ 2-tägige Kurse, in denen Anwender lernen, ein Managementsystem mit SharePoint zu erstellen und zu verwalten. Programmierkenntnisse sind nicht notwendig. Seminarleiter ist Dipl. Ing. Stephan Joseph, selbstständiger Berater für Qualitätsmanagementsysteme und Buchautor.

Unternehmensinformation

Technische Akademie Wuppertal e.V.

Hubertusallee 18
DE 42117 Wuppertal
Tel.: 0202-7495-0
Fax: 0202-7495-228

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